Початок роботи

Вхід до системи

• Авторизація та вихід із системи.
• Огляд ролей та прав доступу.
• Налаштування профілю користувача.

Інтерфейс та навігація

• Головна панель: швидкі дії та показники.
• Пошук: фільтри за автором, назвою, інвентарним №, кодом.
• Картка книги: дані, статус, історія руху.

Як працює облік у EAM Library

• Запис (опис книги) та примірник (конкретна одиниця фонду) — різні сутності.
• Кожен примірник має власний інвентарний № та код ідентифікації.
• Цифровий паспорт примірника: статус, рух, події, примітки.

Облік фонду (книги як активи)

Створення бібліографічного запису

• Назва, автор(и), рік, видавництво.
• ISBN (за наявності), категорія/розділ, шифр зберігання.
• Ключові слова та примітки (за потреби).

Додавання примірників

• Присвоєння інвентарного номера.
• Вибір типу ідентифікації: штрихкод / QR / RFID.
• Перевірка статусу примірника: «в наявності», «видано», «на ремонті», «втрачено».

Редагування, переміщення, списання

• Оновлення даних примірника та місця зберігання.
• Фіксація пошкоджень / ремонту / втрати.
• Списання з формуванням причини та записом у журналі.

Рекомендація: важливі зміни фіксуйте через подію/журнал, а не “тихим” редагуванням.

Маркування та ідентифікація

Типи маркування

• Штрихкод — швидко та бюджетно.
• QR-код — зручно для відкриття веб-паспорта.
• RFID — для швидкої інвентаризації та контролю (за наявності обладнання).

Друк етикеток

• Вибір шаблону етикетки (розмір, поля, макет).
• Генерація кодів, друк для одного або масово.
• Контроль якості друку: читабельність, контраст, наклеювання.

Перевірка коду (сканування)

• Сканування кодом відкриває картку примірника.
• Система перевіряє відповідність коду та інвентарного номера.
• Якщо код “чужий” або дубль — система підкаже помилку/конфлікт.

Видача та повернення

Реєстрація читача

• Створення профілю читача (ПІБ, контакти, № квитка).
• Додатково: групи/класи/організації.
• Правила користування та ліміти (за потреби).

Операція видачі

• Виберіть читача → скануйте примірник.
• Система перевіряє статус (чи доступний примірник).
• Фіксує термін повернення та запис у журналі руху.

Повернення та прострочення

• Скануйте примірник → система змінить статус на «в наявності».
• Автоматично фіксується прострочення (якщо є).
• Опційно: примітка про стан книги при поверненні.

Історія руху примірника

• Хто отримував і коли.
• Події: видача, повернення, інвентаризація, ремонт, списання.
• Відповідальний користувач системи (хто виконав операцію).

Інвентаризація

Підготовка

• Оберіть область інвентаризації: зал/стелаж/категорія.
• Сформуйте перелік очікуваних примірників.
• Призначте відповідальних та дату проведення.

Проведення (сканування)

• Скануйте коди (штрихкод/QR) або виконуйте RFID-зчитування (за наявності).
• Система зіставляє факт із обліком у реальному часі.
• Фіксує: знайдені, відсутні, “зайві” (неочікувані) примірники.

Результати та акти

• Звіт по невідповідностях.
• Формування акту інвентаризації.
• Рішення: уточнення місця, статусу, пошук, списання (за правилами).

Ролі користувачів

Бібліотекар / Оператор

• Видача, повернення, базові операції по фонду.
• Додавання примірників (за дозволом).
• Проведення інвентаризації.

Адміністратор

• Налаштування довідників, шаблонів номерів, політик.
• Управління користувачами та правами.
• Контроль журналів і системних подій.

Ревізор / Контролер

• Перевірка звітів, контроль руху фонду.
• Аналіз невідповідностей інвентаризації.
• Погодження актів/списань (за регламентом).

Звіти та аналітика

Звіти по фонду

• Кількість примірників (загалом / по категоріях).
• Статуси: в наявності, видано, втрачено, на ремонті.
• Надходження та списання за період.

Звіти по руху

• Видачі/повернення за період.
• Прострочення та боржники.
• Популярні книги/автори.

Експорт

• Експорт у Excel/CSV для бухгалтерії або внутрішнього обліку.
• Збереження шаблонів звітів (якщо підтримується).

Налаштування

Параметри бібліотеки

• Довідники: категорії, локації, стелажі/зали.
• Правила видачі: терміни, ліміти, штрафи (якщо використовується).

Шаблони інвентарних номерів та коди

• Формат інвентарного номера (префікс/серія/лічильник).
• Політика унікальності кодів та перевірка дублікатів.

Інтеграції (за потреби)

• Імпорт/експорт даних.
• Обмін з BAS/ERP (якщо використовується в організації).

FAQ — типові питання

Книга не сканується — що робити?

• Перевірте якість друку та пошкодження етикетки.
• Спробуйте ввести інвентарний № вручну.
• Перевипустіть етикетку та прив’яжіть новий код (з фіксацією події).

Помилка при видачі: «примірник недоступний»

• Перевірте статус: «видано», «на ремонті», «втрачено».
• Відкрийте історію руху і уточніть останню операцію.

Знайшли “зайву” книгу під час інвентаризації

• Перевірте, чи є примірник у базі (пошук по коду/назві).
• Якщо відсутній — створіть запис/примірник та промаркуйте.
• Якщо є — уточніть локацію та зафіксуйте подію переміщення.